close
تبلیغات در اینترنت
نکاتي براي مديريت کارآمد ايميل


جستجوگر

درباره ما

در این سایت به مطالب مربوط به رایانه پرداخته می شود. البته مطالب دیگری مانند مطالب و نمونه سوالات درسی را در اختیار شما می گذارد.

آمارگير

  • :: آمار مطالب
  • کل مطالب : 96
  • کل نظرات : 15
  • :: آمار کاربران
  • افراد آنلاين : 2
  • تعداد اعضا : 26
  • :: آمار بازديد
  • بازديد امروز : 246
  • بازديد ديروز : 158
  • بازديد کننده امروز : 67
  • بازديد کننده ديروز : 48
  • گوگل امروز : 15
  • گوگل ديروز: 16
  • بازديد هفته : 1,641
  • بازديد ماه : 6,925
  • بازديد سال : 110,175
  • بازديد کلي : 260,682
  • :: اطلاعات شما
  • آي پي : 54.162.105.241
  • مرورگر :
  • سيستم عامل :

کدهاي اختصاصي

    logo-samandehi
تصویر

آخرين ارسالي هاي انجمن

نکاتي براي مديريت کارآمد ايميل

با استفاده از چد ترفند ساده مي توانيد عملکرد کارآمدتري در حساب کاربري ايميل خود داشته باشيد. برخي از اين ترفندها از کارکردهايي که در اکثر برنامه هاي ايميل يافت مي شوند سود برده، و برخي ديگر را مي توانيد با توجه به عادات خود تغيير داده تا گردش کار حساب ايميل را ارتقا دهيد. اين ترفندها به بازسازي چگونگي استفاده از ايميل کمک کرده و اندکي آينده نگري را هنگام حذف و يا آرشيو ايميل ها در اختيار کاربر قرار مي دهند.


حذف ايميل ها
با آغاز روز کاري و هنگامي که صندوق ايميل خود را باز مي کنيد، نخستين گام براي مديريت ايميل ها، حذف پيام هاي غير ضروري بدون باز کردن آنها است. اين اقدام را مي توانيد پيش از باز کردن ايميل هاي مهم و اولويت دار خود انجام دهيد.

به خاطر داشته باشيد که انتقال ايميل هاي غير ضروري به سطل آشغال صندوق ايميل موجب حذف فوري آنها نمي شود. بر همين اساس، اگر در طول روز متوجه شديد که به ايميلي نياز داريد مي توانيد آن را به صندوق دريافت خود باز گردانيد. حتي اگر 10 درصد از ايميل هايي که نيازي به باز کردن ندارند را شناسايي کنيد، در شرايط بهتري براي آغاز فعاليت هاي روزانه خود قرار خواهيد داشت.

خلاصه نويسي
هنگام نوشتن ايميل به صورت روشن و آشکار به هدف و منظور اصلي خود اشاره کرده و تا حد ممکن از چند کلمه استفاده کنيد. برخي مواقع نياز داريد که ايميل خود را به صورت رسمي تهيه کنيد، اما در بسياري موارد ديگر مي توانيد از جملات کوتاه براي مکاتبات ايميلي خود سود ببريد. بر همين اساس، تا حد ممکن از زبان کوتاه، روشن و ساده استفاده کنيد.

هنگامي که تلاش مي کنيد به صورت کوتاه و مفيد مطلب خود را بيان کنيد، "لحن" از اهميت ويژه اي برخوردار مي شود. براي جلوگيري از اين ايجاد حالتي غير دوستانه، شکل مثبت به جملات خود بدهيد. به عنوان مثال، به جاي آن که بنويسيد "اين گزارش ها اشتباه هستند" مي توانيد از "گمان مي کنم اين گزارش ها اشتباه هستند" و يا "اين گزارش ها ممکن است اشتباه باشند" استفاده کنيد.

استفاده مجدد از پيام هاي ارسال شده
اگر پيام هاي خاصي مانند تاييديه يک گزارش وجود دارند که بايد بارها و بارها آنها را ارسال کنيد، از ارسال مجدد پيام ارسال شده با استفاده از آخرين ايميل استفاده کنيد. در بخش موضوع، "Re:" را حذف کرده، جزئيات جديد را در صورت نياز اضافه کرده و ايميل را ارسال کنيد.

استفاده مجدد از بخش موضوع
استفاده مجدد از پيام هاي ارسال شده بهره وري کاربر را با کاهش ميزان نوشتن افزايش مي دهد. استفاده مجدد از بخش موضوع نيز کاربر را قادر مي سازد تا سريع تر و آسان تر به حذف و يا آرشيو پيام هاي قديمي اقدام کند.

استفاده از گروه ها
اگر به طور مکرر به گروه هايي مشابه از مردم ايميل ارسال مي کنيد مي توانيد از آنها يک گروه تشکيل دهيد. در نرم افزار اوت لوک، اين گروه "فهرست توزيع" ناميده مي شود. از اين طريق نه تنها در زمان صرفه جويي مي کنيد، بلکه مي توانيد از تاکتيک هاي حذف آسان نيز استفاده کنيد.

دسته بندي براي حذف
هنگامي که قصد حذف کردن ايميل هاي خود را داريد اقدام به دسته بندي پيام ها بر اساس اندازه فايل و يا پيوست کنيد. با يک نگاه مي توانيد مشخص کنيد که کدام يک اثربخشي بيشتري خواهند داشت. مي توانيد در ابتدا به حذف ايميل هاي ارسال شده اقدام کنيد.

گروه مناسب ديگر پيام ها براي حذف، ايميل هاي روتين به ويژه آنهايي که در استفاده مجدد کاربرد دارند، هستند. هنگامي که ايميل هاي خود را بر اساس موضوع و براي حذف دسته بندي مي کنيد، دو يا سه نمونه اخير آنها را نگهداري کنيد تا روند استفاده مجدد را ادامه دهيد.

بستن ايميل هنگام نياز به تمرکز
برنامه ايميل خود را هنگام انجام کارها و ظايفي که نياز به تمرکز کامل دارند، ببنديد. باز بودن برنامه ايميل ممکن است کاربر را براي بررسي دوباره صندوق دريافت و مشاهده ايميل هاي جديد وسوسه کند. خروج از حساب ايميل به طور کامل موجب حذف اين احساسات مي شود.

استفاده از پاسخ خودکار
اگر هنگامي که از ايميل خود خارج شده ايد نگران دريافت پيام هايي که به موضوعي مهم اشاره دارند، هستيد مي توانيد از امکان پاسخ خودکار استفاده کنيد. در ايميل پاسخ خودکار به اين موضوع اشاره کنيد که اگر کار ضروري داريد، لطفا با من تماس تلفني بگيريد.

حذف و يا ارسال به بخش پوشه ها
باقي گذاشتن ايميل هاي غير ضروري در در صندوق دريافت اقدامي بي فايده و منحرف کننده بوده و تنها اين نکته را به شما يادآوري مي کنند که چه کارهايي را دوست داريد انجام دهيد، اما نمي توانيد. اگر حذف ايميل هاي اين چنيني دشوار به نظر مي رسد مي توانيد پوشه اي را در ايميل خود ايجاد کرده و آنها را حداقل از صندوق دريافت خارج کنيد.

خالي کردن سطل آشغال
سطل آشغال ايميل خود را روزانه و يا در پايان هفته خالي کرده و همواره اين کار را در پايان روز انجام دهيد. خالي کردن مکرر سطل آشغال شامل خطراتي مانند از دست دادن ايميل هاي مهمي مي شود که به صورت تصادفي حذف شده اند. بر همين اساس، انجام اين کار در پايان روز انتخاب خوبي محسوب مي شود.

اکثر برنامه هاي ايميل مانند مايکروسافت اوت لوک، ياهو ميل و جي ميل گوگل داراي ويژگي پاکسازي خودکار سطل آشغال هستند که مي توانيد بازه زماني آن را مشخص کنيد. اگر فراموش مي کنيد سطل آشغال ايميل خود را خالي کنيد، انتخاب اين ويژگي توصيه مي شود.

برچسب ها

ارسال نظر

نام
ایمیل (منتشر نمی‌شود) (لازم)
وبسایت
:):(;):D;)):X:?:P:*=((:O@};-:B/:):S
نظر خصوصی
مشخصات شما ذخیره شود ؟[حذف مشخصات] [شکلک ها]
کد امنیتی

تبليغات

نظرات ارسال شده

ممکن است به اين موارد نيز علاقه مند باشيد:

ما را دنبال کنيد

ورود کاربران

نام کاربری :
رمز عبور :

رمز عبور را فراموش کردم ؟

عضويت سريع

نام کاربری :
رمز عبور :
تکرار رمز :
ایمیل :
نام اصلی :
کد امنیتی : *کد امنیتیبارگزاری مجدد

همکاران و دوستان

لینک های مفید

ارتباط با مدير

ارتباط با مدير